Wenn Sie Zeit, Geld und Energie in die Erstellung der Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens für das Arbeiten allein investieren, möchten Sie diese natürlich auch nutzen, um Ihre sicherheitsrelevanten Ziele erfolgreich zu erreichen. In diesem Beitrag finden Sie einige Tipps und Strategien für die optimale Erstellung und Umsetzung dieser Richtlinien.
Erstellen Sie die richtige Richtlinie für Alleinarbeit
Vorlagen können bei der Erstellung von Richtlinien und Verfahren sehr hilfreich sein, aber Sie müssen sicherstellen, dass das Endergebnis genau auf die spezifischen Gegebenheiten Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. So erstellen Sie die richtige Richtlinie für allein arbeitende Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen:
- Identifizieren Sie konkret, welche Funktionen für allein arbeitende Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen existieren.
- Risiken bewerten, einschließlich der Gefahren selbst, sowie wer in welcher Weise und in welchem Ausmaß gefährdet ist
- Entscheiden Sie sich für geeignete Vorsichtsmaßnahmen für jede Stufe und Art von Risiko.
- Halten Sie Ihre Ergebnisse fest
- Erstellen Sie eine Richtlinie und Verfahren für das Arbeiten allein, die diese Ergebnisse konkret und umfassend berücksichtigen.
- Rollen und Verantwortlichkeiten definieren, um diese Richtlinien in die Tat umzusetzen
- Stellen Sie die erforderlichen Ressourcen für Mitarbeiter und Vorgesetzte bereit, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die geeignete Technologie.
Sobald Sie einen soliden Entwurf Ihrer Richtlinien und Verfahren für Alleinarbeit erstellt haben, finden Sie hier einige Tipps für die weiteren Schritte.
Allgemeine Schulungen anbieten
Die Einbindung der Mitarbeiter kann wesentlich dazu beitragen, wichtige Zustimmung zu gewinnen und eine konsequente Einhaltung der Richtlinien und Verfahren in Zukunft zu unterstützen. Ihr Kommunikationsteam sollte in der Lage sein, ein internes Programm zu unterstützen, um schrittweise das Bewusstsein für die Bedeutung des Programms und das Ziel der Sicherheit aller zu schärfen. Für einige Unternehmen ist es ein wichtiger erster Schritt, die mittlere Führungsebene und die Vorgesetzten mit ins Boot zu holen, bevor die Kommunikation an die Endmitarbeiter weitergegeben wird. Durch eine solche frühzeitige Einbindung kann ein Unternehmen wichtige Botschaften verfeinern, bevor es die Kommunikation an die breiten Teams weitergibt.
Das Änderungsmanagement ist immer ein wichtiges Thema. Eine klare und prägnante Kommunikation Ihrer Gesamtpolitik und der damit verbundenen Verfahren ist unerlässlich. So können Sie die Bedeutung jedes einzelnen Elements der Richtlinie und dessen Beitrag zur Sicherheit vermitteln und die Zustimmung aller Mitarbeiter Ihres Teams gewinnen. Es empfiehlt sich, vor der endgültigen Festlegung der Richtlinie eine Besprechung abzuhalten, da Fragen und Bedenken von Mitarbeitern und Vorgesetzten möglicherweise zu Änderungen Ihres Entwurfs führen.
Sobald die Richtlinie für Alleinarbeit fertiggestellt ist, sollten alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens an einer Besprechung teilnehmen, um die endgültige Fassung zu überprüfen, sei es in einer großen Besprechung oder in kleineren Abteilungsbesprechungen. Hier können Sie die allgemeinen Gefahren am Arbeitsplatz besprechen und wie sich die Mitarbeiter im Allgemeinen verhalten sollten, um sich zu schützen.
Rollen- und verantwortungsbasiertes Training
Der nächste Teil der Schulung konzentriert sich auf die Informationen, die Sie den Mitarbeitern bereitstellen, die in die jeweilige Kategorie von Alleinarbeitern fallen, unabhängig davon, ob es sich um Personen handelt, die gelegentlich oder regelmäßig alleine arbeiten. In diesen Schulungssitzungen werden Sie näher darauf eingehen, welche Verfahren speziell für die Mitarbeiter in der Sitzung gelten. Wenn Alleinarbeiter automatisierte Technologien einsetzen, um ihre Sicherheit zu gewährleisten, werden Richtlinien für die ordnungsgemäße Verwendung vorgestellt. Ziel ist es, Richtlinien und Verfahren so zu vermitteln, dass Klarheit geschaffen und das Vertrauen der Mitarbeiter in ihre Fähigkeit gestärkt wird, die mit Alleinarbeit verbundenen Herausforderungen sicher zu bewältigen.
Zu den behandelten spezifischen Gefahren zählen beispielsweise Arbeiten in großer Höhe, Arbeiten mit Elektrizität, Arbeiten an besonders abgelegenen Orten, Spätschichten, Bereitschaftsdienste nach Feierabend und vieles mehr. Ein weiteres Beispiel sind potenzielle Gefahren im Zusammenhang mit Maschinen und anderen Geräten, die von den Mitarbeitern verwendet werden. Wichtig ist, dass Sie in diesen Schulungen über allgemeine Best Practices hinausgehen und berufsspezifische Richtlinien vermitteln.
Vorgesetzte sollten unterdessen gut darin geschult sein, ihre Mitarbeiter zu unterstützen, einschließlich persönlicher Stichprobenkontrollen, manueller Mitarbeiter-Check-ins oder der Verwendung automatisierter Wearables zur Überwachung von Alleinarbeitern durch die Mitarbeiter. Jeder Vorgesetzte sollte auch darin geschult sein, Probleme zu erkennen, zu überwachen und anzugehen, die ein Mitarbeiter möglicherweise nicht verbal äußert. Zeigt beispielsweise ein Alleinarbeiter zunehmend Anzeichen von Stress in seiner Rolle? Wenn ja, wie sollte der Vorgesetzte reagieren?
Richtlinien und Verfahren für allein arbeitende Mitarbeiter in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter integrieren
Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter, die in Ihr Unternehmen eintreten (nachdem Ihre Richtlinien und Verfahren für Alleinarbeit festgelegt wurden), die gleiche umfassende Schulung erhalten wie bei der Einführung der Richtlinien. Dies gilt sowohl für die Einarbeitung von Alleinarbeitern als auch für Vorgesetzte. Im Sinne einer umfassenden Kommunikation sollten auch diejenigen, die nicht alleine arbeiten, über die Richtlinien und das Programm informiert sein. Schließlich kann ein Unternehmen niemals mit Sicherheit sagen, dass ein Mitarbeiter niemals alleine arbeiten wird. Beispielsweise könnte jemand in einem Büro während einer Woche allein arbeiten, wenn einige Kollegen im Urlaub sind, andere außerhalb des Unternehmens tätig sind und so weiter. Außerdem zeigt dies die Führungsstärke Ihres Unternehmens, das sich verpflichtet hat, unter allen Umständen für die Sicherheit aller zu sorgen.
Die richtige Technologie bereitstellen
Wenn ein Unfall oder eine Verletzung passiert, ist es am wichtigsten, so schnell wie möglich zu dem Mitarbeiter zu kommen. Weil allein arbeitende Leute von anderen isoliert sind – manchmal an abgelegenen Orten – und nicht gesehen oder gehört werden können, können ohne die richtige Technologie wertvolle Minuten oder Stunden vergehen, ohne dass jemand aktiv reagiert, was sich auf das Schicksal des Mitarbeiters auswirken kann. Im Vergleich zu manuellen Mitarbeiter-Check-ins bei einem Remote-Team und persönlichen Stichprobenkontrollen durch Vorgesetzte alarmiert die Technologie zur Überwachung von allein arbeitenden Mitarbeitern das Remote-Überwachungspersonal innerhalb von Sekunden aktiv. Im Gegensatz dazu sind manuelle Prozesse, bei denen das Wohlergehen des Mitarbeiters alle paar Stunden regelmäßig überprüft wird, nur so gut wie das Zeitintervall zwischen den Check-ins. Abgesehen von den Auswirkungen manueller Kontrollen auf die Produktivität bedeutet dies, dass ein Mitarbeiter, der kurz nach einer Kontrolle durch seinen Vorgesetzten verletzt wird, wahrscheinlich fast zwei Stunden lang keine Hilfe erhält.
Aktive Überwachungstechnologie verbessert die Fähigkeit Ihres Unternehmens, schnell auf sicherheitsrelevante Vorfälle zu reagieren, erheblich. Dies wiederum verbessert die Situation für Mitarbeiter, die Hilfe benötigen, aber keine Hilfe rufen können, sei es in Innenräumen oder im Freien, beim Autofahren oder an einem abgelegenen Ort. Die Ausstattung Ihrer allein arbeitenden Mitarbeiter mit der richtigen, aktiven und vernetzten Technologie ist der beste Weg, sie zu schützen und eine möglichst schnelle Notfallreaktion zu gewährleisten.
Technologie kann über ihre entscheidende Rolle bei der Sicherheit von Alleinarbeitern hinausgehen, indem sie auch andere Technologien wie Gasdetektion und Push-to-Talk-Funkrufe integriert und so dazu beiträgt, das digitale Transformationsprogramm eines Unternehmens für vernetzte Mitarbeiter abzurunden.
Risikobewertungen und Verfahren regelmäßig überprüfen
In der Regel wird vor Beginn einer bestimmten Arbeit eine Risikobewertung durchgeführt. Diese hilft dabei, die Wahrscheinlichkeit eines gefährlichen Vorfalls zu ermitteln und Maßnahmen zu ergreifen, um diese Risiken so weit wie möglich zu reduzieren. Diese Bewertung erfasst jedoch nur einen bestimmten Zeitpunkt. Das bedeutet, dass Risikobewertungen und Verfahren, die zur Risikominderung dienen, regelmäßig überprüft werden müssen.
Erwägen Sie, Ihr Sicherheitsteam jährlich (zusätzlich zu den Fällen, in denen konkrete Bedenken geäußert wurden) eine umfassende Überprüfung der Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens für Alleinarbeit durchführen zu lassen. Haben sich die Kontaktdaten für die Berichterstattung geändert? Haben sich Ihre manuellen Check-in-Prozesse geändert oder gibt es Aktualisierungen hinsichtlich der eingesetzten automatisierten Technologie zur Überwachung von Alleinarbeitern? Wurden neue Mitarbeiterlisten erstellt oder geändert, die Alleinarbeit erfordern? Wurden neue Maschinen oder Geräte angeschafft? Sind die Sicherheitszertifizierungen aller Mitarbeiter aktuell? Haben Sie Ihre Schutzausrüstung geändert? In jedem Fall sind wahrscheinlich Änderungen an Ihren Richtlinien und Verfahren und möglicherweise auch an Ihrer Richtlinie für allein arbeitende Mitarbeiter erforderlich.
Erstellen Sie nach regelmäßigen Überprüfungen eine Liste mit empfohlenen Änderungen und lassen Sie diese den Genehmigungsprozess Ihres Unternehmens durchlaufen. Ziehen Sie in Betracht, Feedback von einem Ausschuss aus Vorgesetzten und allein arbeitenden Mitarbeitern einzuholen, die von Ergänzungen und Änderungen am stärksten betroffen wären.
Ein Beispiel: Der Standort, an dem ein allein arbeitender Mitarbeiter im Außenbereich eingesetzt wird, liegt in der Nähe des Standorts, an dem er zuvor gearbeitet hat, als die Risikobewertung erstmals durchgeführt wurde, ist jedoch nicht identisch mit diesem. Es ist möglich, dass das Risikoniveau und die Art der Gefahren gleich sind, aber das kann nicht mit Sicherheit angenommen werden. Daher wird eine weitere Risikobewertung empfohlen.
Besteht die Möglichkeit extremer Wetterbedingungen? Überprüfen Sie noch einmal, ob dies in der ursprünglichen Risikoanalyse und in den Verfahren zum Schutz dieser allein arbeitenden Personen berücksichtigt wurde.
Ist das Verhältnis zwischen Vorgesetzten und allein arbeitenden Mitarbeitern immer noch dasselbe? Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise mehr Aufträge erhält, die allein arbeitende Mitarbeiter erfordern, ist es sinnvoll, sicherzustellen, dass genügend Vorgesetzte vorhanden sind und dass diese weiterhin in der Lage sind, bei diesen Mitarbeitern so oft wie in Ihrer Gefährdungsbeurteilung als optimal ermittelt physisch nach dem Rechten zu sehen.
Erfüllen etablierte manuelle Verfahren zur Überwachung von Alleinarbeitern zuverlässig die Unternehmensziele? Wenn Vorgesetzte es versäumen, regelmäßig bei Alleinarbeitern nachzufragen, sind Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter unnötigen Risiken ausgesetzt. In diesem Fall sollte Ihr Unternehmen den Einsatz einer proaktiven und automatisierten Technologie zur Überwachung der Sicherheit von Alleinarbeitern in Betracht ziehen.
Regelmäßige Fortbildungssitzungen planen
Sobald Ihre Richtlinie für allein arbeitende Mitarbeiter für das kommende Jahr zu Ihrer Zufriedenheit aktualisiert wurde, vereinbaren Sie Termine mit Mitarbeitern und Vorgesetzten, um die Änderungen zu besprechen, Fragen zu beantworten und eventuelle Bedenken auszuräumen. Sie können dieses Thema in eine allgemeine Unternehmenssitzung einbinden und anschließend kleinere Arbeitssitzungen mit einzelnen Abteilungen vereinbaren, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte sowohl über das Gesamtbild als auch über die für sie spezifisch geltenden Aspekte informiert werden.
Sicherheitslösung für Alleinarbeit
Überwachungslösungen für allein arbeitende Mitarbeiter können Unternehmen dabei helfen, ihre Mitarbeiter zu schützen und ihnen das nötige Selbstvertrauen zu geben, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Gleichzeitig sparen Unternehmen Geld durch Effizienzsteigerungen im Team, da manuelle Check-in-Prozesse entfallen.
Die Lösungen von Blackline für die Sicherheit von Alleinarbeitern machen die Überwachung einfach und effizient, indem sie direkt mit der Cloud verbundene Wearables für Alleinarbeiter mit der Option einer integrierten Gasdetektion verwenden. Jedes Wearable ist mit der Blackline Safety Cloud verbunden, die ein Online-Überwachungsportal bereitstellt, auf das über Desktop-Computer und mobile Geräte zugegriffen werden kann. Ein Live-Überwachungsteam reagiert in Echtzeit auf jeden Alarm und kann wichtige Ressourcen an den genauen Standort des Mitarbeiters entsenden. Benutzerdefinierte Standort- und Grundrisse zeigen den Standort Ihrer Mitarbeiter im Kontext ihrer Umgebung an. Zu den Überwachungsoptionen gehören Kontrollräume, Vorgesetzte, Verwaltungsmitarbeiter oder optional das rund um die Uhr verfügbare Live-Überwachungsteam von Blackline, sodass sich Ihre Vorgesetzten ganz auf die Leitung und das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.
Unsere Lösungen für allein arbeitende Personen bieten unterstützte GPS- und Indoor-Ortungstechnologie sowie die Option einer integrierten Gasdetektion und Push-to-Talk-Funkruf. Darüber hinaus können Sie die Einhaltung der Vorschriften für allein arbeitende Personen mithilfe branchenführender Datenanalyse- und Visualisierungstools überwachen. Um die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu besprechen, kontaktieren Sie uns bitte online.
